Jak se organizuje mezinárodní startupový event SWCSummit

Když se řekne Startup World Cup & Summit (SWCSummit), většina lidí si představí přednášky, networking a mentoring. Pokud se však podíváte za oponu celé akce, uvidíte toho mnohem víc. Tým lidí, kteří neúnavně shánějí prvotřídní řečníky, vyjednávají s partnery, hledají ten nejlepší catering a řeší sebemenší detaily, aby vše bylo ťip ťop. Rozhovor s organizátorem akce Tomášem Cironisem.

Tome, na tvém kontě stojí organizace událostí jako Innovation Week, Entrepreneurship Week a SWCSummit. Co tě na této práci tak baví?

Propojování lidí s různými nápady, zkušenostmi i úhly pohledu. Někdo má know-how, ale nemá prostředky, zatímco jiný má prostředky, ale neví jak na to. A nejsnáze se tito lidé setkají na eventech, ať už je to SWCSummit nebo Týden inovací. A pokud správně nasloucháte, můžete se i sami mnohému přiučit. Zároveň eventy, třeba typu SWCSummit, jsou jedním z nejsnazších marketingových a prodejních kanálů na B2B klientelu.

Proč ses rozhodl odejít z European Leadership & Academic Institute (ELAI) a podílet se na SWCSummit?

ELAI je super, ale rostla ve mně potřeba zkusit něco většího, evropského. A to mi SWCSummit umožňuje – dostaneme se do kontaktu s nejlepšími evropskými startupy, největšími korporátními firmami i nejzajímavějšími investory na našem kontinentu. Brand SWCSummit má světový zvuk, což nám při komunikaci také hodně pomáhá. A baví mě i organizační tým, který je velice různorodý a má velké spektrum zkušeností.

Jak probíhaly přípravy?

Nezdá se to, ale přípravy probíhají celoročně a tím, že je to evropské finále, je to opravdu velké penzum práce. Přibližně šest měsíců před akcí začíná být vše intenzivní a tři měsíce před jedeme na plné obrátky. Základním aspektem je formát samotné akce; je třeba si správně definovat cílovou skupinu, i jak jí budeme komunikovat jednotlivé aktuality. Od toho se odvíjí program a rozpočet celého eventu. A následuje fundraising, který zahrnuje jak cenotvorbu jednotlivých typů vstupenek, tak také budování komerčních partnerů, kteří eventy využívají k propagaci svých produktů a služeb. Sami vědí, že eventy typu SWCSummit jsou ideálním místem k setkávání a přímé komunikaci se svými zákazníky.

Následně přichází na řadu offline i online propagace. Na to máme v týmu experta Honzu Kříže, který dokáže s digitálem i PR velké věci. Zapomínat nesmíme ani na parádní obsah na eventu, tedy jak řečníky světové kvality, tak odborné panely a workshopy, kde se návštěvníci mnohému naučí a rozproudí to networking. Kapitolou pro sebe jsou produkční věci typu správně zvolené eventové aplikace, prvotřídní catering, detailně instruovaní dobrovolníci a hladká a rychlá registrace při příchodu do venue.

Kdo se na přípravě akce podílel?

Jádro týmu tvoří šest lidí, většina z nich má ale ještě vlastní povinnosti v UP21 či Air Ventures, což jsou firmy stojící za celým SWCSummit. K základnímu týmu se následně přidávají další, většinou aktivní studenti, kteří už při škole mají zájem o praktickou zkušenost na evropském projektu.

Obecně máme s tímto stylem spolupráce dobrou zkušenost, letos jsme měli možnost najít mezi těmito studenty doslova klenot v podobě Nikol Naxerové, která odvedla parádní práci nad rámec svých povinností a mohu ji jen doporučit. Zároveň do týmu ještě připočítávám i zástupce dodavatelských agentur na produkci či PR. A i když je to ve finále docela velký tým, máme tu výhodu, že si nemáme problém cokoliv hned na rovinu říct a vyčistit veškeré nejasnosti dřív než bude pozdě. Dost to poté ubírá stres před akcí.

Jak jste tvořili program?

Vycházeli jsme z toho, co se návštěvníkům líbilo v předchozích ročnících a na to kladli důraz. I když se jedná o vícedenní událost, je třeba se soustředit na každý detail a promýšlet všechny scénáře, tak aby si na své přišli startupisté, investoři a lidé z korporátů i státní sféry. Program zahrnovalo nemalé množství aktivit, které bylo třeba sladit tak, aby člověk večer neodcházel úplně vyždímaný, ale naopak si odnášel spoustu pozitivních nápadů a dobrou náladu.

Návštěvníkům jsme dali k dispozici networkingovou appku, kde si mohli z programu vybrat a utvořit vlastní agendu celého dne. Zároveň jsme se snažili, aby se části programu s podobnou cílovou skupinou nepřekrývaly ve stejný čas. Program je jednou z nejdůležitějších částí celé akce, protože na základě něj se návštěvníci rozhodují nejen, jestli vůbec přijdou, ale také kolik času na akci stráví.   

Jak se vám podařilo sehnat známé řečníky?

Nejvíce v tomto "oddřel" Vítek Šubert, který se osobně zná s Jamesem Quarlesem ze Stravy a přivedl ho do Prahy. Hodně skvělý byl i Dave Evans, toho přilákala kolegyně Mirka Hofmanová a vyklubal se z něj jeden z nejlepších lidí, které jsem kdy potkal. A de facto každý další řečník či mentor tu byl díky obrovskému networku Vaška Pavlečky, takže jemu patří také obrovské zásluhy. Shánění řečníků obnáší především správně zvolený styl pozvánky, kdy i samotný řečník ví, co účastí na naší akci získá, čemu se může přiučit nebo s kým se setkat. V tomto ohledu je důležité zvolit si ideální spektrum řečníků a mentorů, tak aby pokryli všechny oblasti byznysového světa. Občas je to opravdu oříšek vše sladit.

Startup Mimbly, European Champion na Startup World Cup & Summit

Jak vám šlo shánění partnerů a financí?

Letos proběhl třetí ročník a již plánujeme čtvrtý, takže jsme více než etablovaní na trhu, přesto stále bojujeme s aspektem lokálního budgetování komerčních partnerů. Když to řeknu zjednodušeně, stále máme české příjmy, ovšem evropské výdaje. A to je třeba změnit. Cílem SWCSummit z finančního hlediska je mít vyrovnaný nebo plusový rozpočet a mimo to těžit především vizibilitu, network, zkušenosti i samotné PR. Už letos se podařilo navázat kontakty s evropskými centrálami a tímto směrem se vydáváme. Evropské i světové pobočky vnímají Prahu čím dál víc jako inovační centrum Evropy, takže i k tomu chceme co nejvíce přispět.

Jak jste komunikovali tuto akci směrem k startupistům?

Používáme několik komunikačních cest, máme dobré vztahy s různými inkubátory, coworky, asociacemi a obecně platformami, kde se startupisté sdružují. Zároveň komunikujeme i napřímo se spektrem startupů, které by se v soutěži rozhodně měly objevit. SWCSummit má vybudované jméno nejen v Evropě, ale po celém světě, což nám otevírá mnohé dveře. Největší díl práce na komunikaci vůči startupistům dlouhodobě odvádí naše Dominika Prekopová, která na to má opravdu talent.

Zmínit také musím i kolegu Viktora Nyitraye, kterému se podařilo vybudovat velice zajímavý network partnerů po celé Evropě, především z řad coworků, inkubátorů, investičních společností či státních agentur. Když to řeknu bez obalu, dva měsíce před akcí rozstřelil své nastavené KPI a počet partnerů ještě zdvojnásobil. Otevřelo nám to dveře k mnoha lidem a na tom nyní stavíme. V blízké budoucnosti pro nás toto bude velkou konkurenční výhodou.   

Jak bys letošní SWCSummit zhodnotil?

Vždy je co zlepšovat a jsme v tomto dost kritičtí. A tak by to i mělo být. Obecný feedback, který od návštěvníků i soutěžících máme, je nadprůměrný. Skvěle je hodnocený především networking, odborné panely, mentorské stoly či one-to-one, tedy aktivity založené na networkingu a na tom chceme do budoucna stavět. Sešly se i velice zajímavé startupy v soutěži nejen z V4 zemí, ale celé Evropy, odkud vyšel vítěz s potenciálem vyhrát celé globální finále.

Zároveň Expo s vystavovateli žilo po celou dobu konání eventu, takže v tomto ohledu jsme velice spokojení. Online propagace a PR měla také nemalý zásah, dostali jsme se i do Událostí v České televizi. Nedostatky ovšem vnímáme také a intenzivně na nich pracujeme, aby se příští rok neopakovaly.

Na co se můžeme těšit příští rok?

Na “větší a bombastičtější” akci. Letošní event nám ukázal směr, kterým se vydat. Hodláme zapracovat na těch pár negativech z letoška tak, aby to příští rok bylo ještě parádnější. Chceme přilákat několik zajímavých řečníků a soustředit se na budování komunity okolo SWCSummit.

Společně s řečníky světové úrovně je pro nás networking stěžejním aspektem příštího ročníku a chceme, aby se lidé setkávali na eventech SWCSummit. Počítáme také s tím, že se nám do evropského finále kvalifikují ty nejlepší startupy celé Evropy, takže bude opět co sledovat a co si přijít poslechnout.

Tomáš Cironis má na starosti Startup World Cup & Summit. Předtím prošel European Leadership & Academic Institute a řídil celorepublikový Týden inovací. Během studií na Karlově univerzitě díky AIESEC pracoval jako dobrovolník třeba v Peru a na Taiwanu. Ve svém volném čase skrze běh fundraisuje pro neziskovou organizaci LORM, pomáhající hluchoslepým, hraje florbal anebo zrovna někde cestuje.